La Unidad de Abastecimiento y Servicios Menores dependerá de Secretaría Municipal, y le corresponderá dar cumplimiento a las siguientes funciones:
 

  1. La adquisición o compra, registro, almacenaje y distribución de los materiales y elementos necesarios e indispensables para el uso exclusivo de los servicios municipales y, en general, de todo bien mueble que ingrese al patrimonio municipal.

  2. Implementar y administrar las Bodegas Municipales, manteniendo un stock de materiales necesarios, para proporcionar los elementos requeridos en caso de emergencias comunales.

  3. Colaborar con el Departamento de Planificación en la formulación del presupuesto municipal y de los servicios incorporados de Salud y Educación

  4. Mantener los bienes pertenecientes al patrimonio municipal, debidamente inventariados.

  5. Mantener la custodia de las llaves de todas las dependencias municipales.

  6. Deberá remitir los antecedentes de las compras de Emergencia y solicitar los fondos necesarios al Departamento de Finanzas.

  7. El resguardo de los bienes que se encuentran a su cargo. Para estos efectos dispondrá de registros y estadísticas que permitan conocer en forma permanente la existencia de materiales, útiles o elementos bajo los siguientes rubros:
     
    i.   Incorporación: Son aquellos que provienen de cualquier título.
    ii.  En tránsito: Son aquellos que provienen de cualquier servicio municipal y no han sido reasignadas a nuevas reparticiones y, en general, los decomisos efectuados por las autoridades.
    iii. Dados de baja: Para los efectos de este reglamento es toda clase de bienes muebles que no sean imprescindibles para el cumplimiento de los fines del municipio, lo que se determinará a petición de cualquier jefe de departamento. La disposición de los bienes muebles dados de baja se efectuará mediante remate público. No obstante, en casos calificados, las municipalidades podrán donar tales bienes a instituciones públicas o privadas, que no persigan fines de lucro.
     

  8. Tendrá un proceso de registro y entrega de suministros, llevando a cabo las siguientes fases, recepción de las especies,
      registro de la concordancia entre lo recibido y lo pedido y registro por centro de costo departamental.

  9. Tendrá la función del registro de material o elementos y su respectiva distribución, se efectuarán en el menor tiempo
      posible.

  10. Disponer los bienes que serán dados de baja del inventario municipal.

  11. Controlar el uso de los bienes muebles del municipio, a fin de que éstos cumplan con las finalidades a que están
       destinados.

  12. La presentación de Informes mensuales de los movimientos realizados, al Alcalde.

  13. Dirigir, coordinar y controlar el mantenimiento, seguridad, aseo y ornato de las dependencias municipales.

  14. Disponer las mantenciones y reparaciones que sean requeridas en las dependencias municipales, previa consulta al
       Alcalde.

  15. Disponer las comisiones de servicio y cometidos funcionarios del personal municipal.

  16. Mantener actualizado la Hoja de Vida de los Vehículos Municipales.

  17. Mantener un registro actualizado del consumo de gas licuado y petróleo destinado a tanto a los vehículos como a los
       motores municipales.

  18. Controlar y vigilar la mantención de jardines y árboles de Villa Ponsomby.

  19. Controlar la correcta disposición final de la basura inerte depositada en el contenedor de Villa Ponsomby.

  20. Controlar y vigilar la recolección de basura domiciliaria, en lugares y vías de uso público.

  21. Mantener la custodia de las llaves de todas las dependencias municipales.

  22. Cumplir las demás funciones que la Ley o el Alcalde le señale,

 La Oficina de Partes y la Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias, dependerá de la Secretaría Municipal y le corresponderá dar cumplimiento a las siguientes labores:

  1. Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución, de la correspondencia oficial. En el caso de documentos cuya destinación no aparezca clara, o que deben ser tramitados en conjunto, por dos o más departamentos de la Municipalidad, el Oficial de Partes, será asesorado por la Secretaría Municipal.

  2. Elaborar y mantener registros clasificados, de la documentación interna de la Municipalidad.

  3. Mantener archivos actualizados, de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad.

  4. Llevar y conservar el Archivo Central, de la documentación oficial del municipio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existentes.

  5. Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.

  6. Para el registro y control de las labores de la Oficina de Partes, ésta tendrá los siguientes libros y sistemas de control interno:

    a) Libro General de Partes.
    b) Libreta de distribución de correspondencia interna.
    c) Libreta de distribución de correspondencia externa.
    d) Libreta de Ingreso de Boletas de Garantía u otros instrumentos de caución.

  7. Corresponderá a la Oficina de Partes llevar y mantener al día los siguientes archivos:

      a) Correlativo Oficios despachados.
      b) Correlativo Resoluciones Exentas.
      c) Correlativo Decretos Alcaldicios sin registro a Contraloría.
      d) Correlativo Decretos Alcaldicios con registro a Contraloría.
      e) Correlativo Ordenes de Servicio.
      f) Correlativo Certificados.
      g) Correlativo Fax despachados.
      h) Correlativo Circulares.

8. Numerar y despachar todos los documentos que emita la Municipalidad y Secretaría Municipal.

9. Archivar los documentos en los diferentes kardex o archivos que se llevan en la Oficina de Partes.

10. Atención de público, respecto del trámite de las consultas o prestaciones formuladas a la Municipalidad y de las audiencias o consultas personales que se soliciten al Alcalde, o a la Secretaría Municipal, tal como se regula en la Ordenanza de Participación Ciudadana.

11. Registrar y atender el servicio de llamadas telefónicas y fax.

12. Preparar y despachar oportunamente la correspondencia.

13. Distribuir copias de decretos, resoluciones, órdenes de servicio, circulares y otros quienes corresponda.

14. Apoyar a la Secretaría Municipal y Administrador Municipal en la ejecución de trabajos de dactilografía.

15. Llevar registro computacional de proveedores e ingresar las facturas y boletas.

16. Custodia y entrega, a los contribuyentes, de los A-R (aviso-recibo) de bienes raíces de la comuna.

17. Asesorar al Alcalde, en las materias que indica la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades.

18. Elaborar y mantener registros clasificados, de la documentación interna y externa, recibida y despachada, tanto del Alcalde como del Administrador.

19. Para el registro y control de las labores de la Oficina de Secretaria de Alcalde y Administrador, ésta tendrá los siguientes libros y sistemas de control interno:

     a) Libreta de distribución de correspondencia interna.
     b) Libreta de distribución de correspondencia externa.
     c) Libreta de distribución de correspondencia Concejo Municipal.

20. Mantener un registro actualizado de la nómina de autoridades nacionales, regionales y comunales, donde se establezca el orden de precedencia para efectos de protocolo, según la normativa correspondiente publicada en el Diario Oficial. Además, deberá incluir a lo menos la siguiente información: dirección, números telefónicos, fecha nacimiento y correo electrónico.

21. Difundir la labor del municipio por los medios de comunicación que corresponda (prensa, radio, televisión o internet) a través de:

     a) Saludos y/o invitaciones a la comunidad.
     b) Mensajes.
     c) Agradecimientos.
     d) Otros comunicados.

22. Numerar y despachar todos los documentos internos que emita el Alcalde o el Administrador Municipal.

23. Atención de público, respecto del trámite de las consultas o prestaciones formuladas a la Municipalidad y de las audiencias o consultas personales que se soliciten al Alcalde, o al Administrador Municipal.

24. Registrar y atender el servicio de llamadas telefónicas y fax, para el Alcalde y Administrador Municipal.

25. Preparar y despachar oportunamente la correspondencia.

26. Mantener un archivo actualizado de todas las publicaciones relacionadas con la administración comunal.

27. Difundir la labor del municipio por los medios de comunicación que corresponda (prensa, radio, televisión o internet) a través de Comunicados de Prensa y otros de similar característica.

28. Apoyar al Alcalde y al Administrador Municipal en la ejecución de trabajos de dactilografía.

 

Secretario Municipal

José Miguel Llancabur Velásquez

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Oficial de Partes

Paola Andrea Cárdenas González

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Fonos: 56 61 + 2 311137    ||    56 61 + 2 311125

 



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